Instellingen

Voor uw organisatie gelden er specifieke instellingen die u zelf kunt beheren. Deze instellingen vindt u onder Beheer » Instellingen. Hier kunt u de volgende instellingen beheren:

Algemeen

In de algemene instellingen is het mogelijk om de standaard valuta te kiezen die door uw organisatie gehanteerd wordt. Zodra u een nieuwe organisatie geregistreerd heeft moet dit ingesteld worden: standaard staat deze op Euro €. Indien een declaratie in buitenlandse valuta wordt ingediend wordt deze automatisch omgerekend naar de standaard valuta.

Ook is het hier mogelijk om aan te geven of afbeeldingen en omschrijvingen verplicht zijn bij het invoeren van declaraties.

Tenslotte kunt u bij de Algemene Instellingen bepalen of het voor medewerkers mogelijk is om te kunnen afwijken van degene bij wie zijn hun rapporten indienen, of dat dit altijd vast staat.

Notificaties

U kunt voor uw organisatie instellen op welke basis er notificaties gestuurd moeten worden. U kunt bijvoorbeeld instellen dat medewerkers elke 20e dag van de maand worden herinnerd om hun declaraties in te sturen, en dat managers elke 28e van de maand worden herinnerd om de declaratierapporten goed te keuren.

Kilometerdeclaraties

Bij de kilometer declaraties kunt u de standaard waarde kiezen waarin kilometerdeclaraties ingediend worden (Kilometers of Miles. Deze staat standaard op Kilometers). Daarnaast kunt u een standaard categorie aangeven die bij de invoer van kilometerdeclaraties wordt gehanteerd, bijvoorbeeld ‘reiskosten’ of ‘vervoer’.

Tenslotte kunt u aangeven welke onkostenvergoeding uw organisatie hanteert voor kilometerdeclaraties. Standaard staat deze op € 0,19 cent per kilometer, en eenzelfde equivalent voor Miles. Indien u voor de kilometerdeclaraties hogere vergoeding hanteert, kunt u tevens hier het onbelaste deel invoeren.

Exporteren

De instellingen onder exporteren geven aan hoe een PDF export eruit dient te zien: u kunt hier kiezen uit 4 bonnen per pagina of 1 bon per pagina. Dit heeft alleen betrekking op de individuele downloads van declaratierapporten.