Berichtsstatus

Sie senden Ihre Spesenabrechnungen an Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung / Finanzabteilung, je nachdem, wie der Workflow für Ihr Unternehmen konfiguriert wurde. Verschiedene Status bieten Ihnen einen deutlichen Hinweis auf den Workflow-Abschluss.

Offen

Ein Bericht ist „offen", wenn er noch nicht gesendet wurde. Sie sammeln Ausgaben während eines bestimmten Zeitraums oder eines bestimmten Ereignisses in einem „offenen" Bericht, bevor Sie ihn Ihrem Vorgesetzten übermitteln. Sobald der Zeitraum oder das Ereignis beendet ist, reichen Sie den Bericht ein.

Eingereicht

Wenn Sie eine Spesenabrechnung eingereicht haben, wird der Status „eingereicht" angezeigt. Der zuständige Genehmiger wird per E-Mail benachrichtigt, dass er den Bericht genehmigen und (möglicherweise) in die nächste Workflow-Phase einleiten muss.

In Bearbeitung

Wenn in Ihrem Bericht „in Bearbeitung" angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Genehmigungsprozess im Gange ist. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn mehr als ein Genehmiger Ihren Bericht genehmigen muss, bevor er geschlossen (und erstattet) wird. Sobald der erste Genehmiger Ihre Spesenabrechnung genehmigt und an die nächste Stufe weiterleitet, zeigt der Berichtsstatus „in Bearbeitung" an.

Genehmigt / Abgelehnt

Sobald Ihre Spesenabrechnung „endgültig genehmigt" wird, zeigt der Status „genehmigt" an. Natürlich kann es passieren, dass einige Details unvollständig sind oder Sie einen Fehler während dem Hinzufügen der Ausgaben gemacht haben, weswegen Ihr Manager den Bericht ablehnen könnte. Warum Ihr Bericht abgelehnt wurde, wird im Bericht selbst durch den Kommentar Ihres Vorgesetzten angezeigt.

Geschlossen

Sobald ein genehmigter Bericht administrativ vollständig verarbeitet wurde, wird der Status „geschlossen" angezeigt. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen genehmigte Spesenabrechnungen verarbeitet, kann dieser Status zugewiesen werden oder auch nicht. In den meisten Fällen können Sie davon ausgehen, dass Berichte, die als „geschlossen" vermerkt sind, bei Ihrer nächsten Gehaltsabrechnung erstattet werden.