U dient uw declaratie rapportages in bij uw Manager of bij de Administratie, afhankelijk van hoe deze workflow binnen uw organisatie is bepaald. Er zijn verschillende statussen die een rapport daardoor kan aannemen.
Een rapport heeft de status Open als het nog niet is ingediend. U verzamelt eerst alle declaraties gedurende een bepaalde periode, alvorens het rapport in te dienen. Bent u aan het einde gekomen van een periode, dan dient u het rapport in.
Als u een rapport met declaraties heeft ingediend wordt dat aangeduid met de status Ingediend. Degene waarbij u het rapport heeft ingediend wordt hiervan per e-mail op de hoogte gebracht.
Als een rapport de status In Verwerking heeft, betekent dat er een bepaalde workflow van toepassing is. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er volgens het zogenoemde vier-ogen-principe minstens 2 leidinggevenden uw declaratierapport dienen goed te keuren. Zodra de eerste leidinggevende uw declaratierapport in behandeling heeft genomen, krijgt het rapport de status In Verwerking.
Als een rapport definitief is goedgekeurd zal het rapport de status Goedgekeurd krijgen. Uiteraard kan er ook iets niet in orde zijn met een rapport, en kan het daardoor worden Afgekeurd. Dit betekent in de regel dat u iets dient aan te passen aan één of meerdere declaraties. De reden waarom een rapport specifiek is Afgekeurd vindt u terug in het commentaar bij het rapport zelf.
Zodra een Goedgekeurd rapport is verwerkt in de administratie zal het de status Verwerkt krijgen. Afhankelijk van hoe uw organisatie de verwerking laat plaatsvinden wordt deze status wel of niet toegekend. In de meeste gevallen kunt u aannemen dat als een rapport de status Verwerkt heeft, de restitutie van de voorgeschoten kosten wordt meegenomen in de eerstvolgende salarisronde ofwel via een directe uitbetaling door de financiële administratie.