Die Ausgabenberichte werden an den jeweiligen Manager oder Administrator eingereicht, je nachdem, wie der Kostenabrechnungsprozess in Ihrem Unternehmen definiert ist. Es gibt verschiedene Status, die ein Bericht annehmen kann.
Ein Bericht hat den Status „offen“, wenn er noch nicht gesendet wurde. Alle Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum werden zuerst gesammelt, bevor der Bericht eingereicht wird. Wenn das Ende eines Zeitraums erreicht wird, muss der Bericht eingereicht werden.
Wenn ein Bericht mit Ausgaben eingereicht wurde, wird dies mit dem Status „eingereicht“ angezeigt. Die Person, an die der Bericht gesendet wurde, wird per E-Mail benachrichtigt.
Wenn ein Bericht den Status „in Bearbeitung” hat, bedeutet dies, dass der Kostenabrechnungsprozess in der Durchführung ist. Beispielsweise kann es sein, dass nach dem sogenannten Vier-Augen-Prinzip mindestens zwei Vorgesetzte einen Ausgabenbericht genehmigen müssen. Sobald der erste Manager den Ausgabenbericht bearbeitet hat, erhält der Report den Status „in Bearbeitung“.
Wenn ein Bericht endgültig genehmigt wurde, erhält der Bericht den Status „genehmigt“. Natürlich kann etwas mit einem Bericht nicht in Ordnung sein und kann daher abgelehnt werden. Dies bedeutet normalerweise, dass eine oder mehrere Ausgaben angepasst werden müssen. Der Grund, warum ein Bericht abgelehnt wird, kann in den Kommentaren angegeben werden.
Sobald ein genehmigter Bericht von dem Administrator verarbeitet wurde, erhält er den Status „geschlossen“. Abhängig davon, wie in Ihrem Unternehmen die Verarbeitung erfolgt, wird dieser Status gewährt oder nicht gewährt. In den meisten Fällen wird die Rückerstattung der Kosten in der nächsten Gehaltszahlung oder durch eine direkte Zahlung durch die Finanzverwaltung berücksichtigt, wenn ein Bericht den Status „geschlossen“ hat.