Unter Verwalten »Erweitert »Gruppen können Sie separate funktionelle Gruppen verwalten, die bei Declaree aktiv sind. Sie können selbst neue Gruppen erstellen. Diese Gruppen können so konfiguriert werden, dass spezielle Unternehmensregelungen für Ausgaben auf sie zutreffen.
In der Regel existieren Gruppen nur, um innerhalb von Benutzergruppen zu unterscheiden (z.B.: Verkauf, Marketing, Einkauf). In den „Geschäftsregeln” können verschiedene Ausgabenregeln erstellt werden. Zum Beispiel können alle Gutscheine in der Kategorie „Parken" nur von der Verkaufsabteilung eingereicht werden. Informationen zur Umsetzung dieser Regelungen finden Sie weiter hinten in diesem Handbuch im Abschnitt Geschäftsregeln.
Darüber hinaus ist es auch möglich, innerhalb von Gruppen verschiedene Projekte zu definieren, an die Ausgaben zugeteilt werden können. Sie können dies im Abschnitt Kategorien und Projekte lesen.
Innerhalb von Declaree können verschiedene Rollen unterschieden werden. Diese Rollen können auf Basis der Funktionalität zugewiesen werden, über die jede Person innerhalb des Unternehmens verfügt. Sie können beim Eingeben eines Benutzers eine Rolle zuweisen.
DDer Administrator ist die Person, die Declaree im Namen Ihres Unternehmens verwaltet und die korrekte Verwendung überwacht. Diese Rolle kann von mehreren Personen erfüllt werden. Der Administrator kann folgende Aufgaben ausführen, die anderen Rollen nicht ausführen können:
Benutzerverwaltung (auch per Excel-Upload): Verwalten Sie Kategorien, Projekte, Mehrwertsteuersätze, Zahlungsmethoden usw. Allgemeine Einstellungen Declaree Lizenzverwaltung Evt. Verwalten Sie mehrere Administratoren Berichte verwalten Verknüpfung zum Buchhaltungsprogramm verwalten
Der Mitarbeiter hat keine Verwaltungsfunktionalität und kann nur seine eigenen Ausgaben anzeigen. Über die mobile App hat der Mitarbeiter immer einen Überblick über den Status seiner Ausgabenberichte. Ein Mitarbeiter kann jedoch auch als Manager fungieren. Sobald ein Mitarbeiter seine Spesenabrechnung an einen anderen Mitarbeiter übermittelt, wird dieser automatisch in den Workflow miteinbezogen und hat somit die Möglichkeit, den Bericht als Manager zu genehmigen oder abzulehnen.