Bei Zahlungsmethoden kann zwischen der Art und Weise der Zahlung unterschieden werden. Betrachten Sie zum Beispiel Ausgaben, die mit einer EC Karte eines Mitarbeiters oder mit einer Geschäftskreditkarte getätigt werden. Im ersten Fall muss der Betrag dem Mitarbeiter erstattet werden, während dies nicht mit der Kreditkarte geschehen muss. Zahlungsinstrumente sind nur für Standardausgaben und nicht für Fahrtkosten oder Kompensationen verfügbar.
Zahlungsmethoden müssen nur für Geschäftszahlungsinstrumente angelegt werden. Wenn die Rechnung mit dem privaten Geld des Mitarbeiters bezahlt wurde, sollte der Mitarbeiter keine Zahlungsmethode auswählen. Es ist daher nicht notwendig, beispielsweise eine Zahlungsmethode „bar" oder „private EC Karte" hinzuzufügen.
Zahlungsmethoden können deaktiviert werden. In diesem Fall wird dieses Feld beim Erstellen einer Ausgabe nicht angezeigt. Andersrum kann die Angabe einer Zahlungsmethode auch beim Erstellen einer Ausgabe verpflichtend gemacht werden. Wenn keine Zahlungsmethode ausgewählt ist, zeigt die App oder Webanwendung an, dass die Ausgabe nicht gespeichert werden kann, solange keine Zahlungsmethode ausgewählt wurde.
Beim Erstellen einer Zahlungsmethode kann ein Name eingegeben werden. Für jede Zahlungsart können Sie einen anderen Code für das Backoffice anwenden, um die gezahlten Kosten zu bearbeiten. Darüber hinaus können Zahlungsinstrumente bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn eine Geschäftskreditkarte je nach Person zur Verfügung gestellt wird. Wenn der Mitarbeiter dann eine Zahlungsmethode für eine Rechnung auswählt, wird nur seine eigene Kreditkarte anstelle aller Kreditkarten angezeigt.
In der Ausgabenübersicht werden Ausgaben, die über ein Geschäftszahlungsinstrument getätigt wurden, mit einem Kreditkartensymbol angezeigt.
Bei dem Ausgabenbericht wird neben dem Gesamtbetrag der zu erstattende Betrag angezeigt. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter weiß, welche Menge er zurück erwarten kann. Erklärungen zu Zahlungsmethoden werden auch in Berichten angezeigt.