Als Administrator von Declaree sind Sie auch der Leiter des Kostenabrechnungsprozesses. Dies bedeutet, dass Sie zunächst gut darüber informiert werden sollten, wie der Kostenabrechnungsprozess bei Declaree abläuft. Im Folgenden finden Sie hierzu eine kurze Beschreibung.
Der Mitarbeiter gibt Ausgaben und deren Belege digital ein Dies kann über die Declaree App oder über die Webanwendung erfolgen.
Der Mitarbeiter fügt seine Ausgaben einem Bericht hinzu
Unmittelbar nach der Eingabe kann der Mitarbeiter die Ausgaben einem Bericht hinzufügen. Wenn der Mitarbeiter noch keinen Bericht zur Hinterlegung des Beleges hat, kann er diesen Bericht auch sofort erstellen.
Der Mitarbeiter reicht den Bericht bei seinem Vorgesetzten ein
Standardmäßig ist die Person festgelegt, an die der Mitarbeiterbericht gesendet wird. Wenn er diesen jedoch bei einer anderen Person einreichen möchte, ist dies auch möglich.
Der Manager erhält eine Benachrichtigung, dass ein neuer Bericht eingereicht wurde
Per E-Mail erhält der Manager, abhängig von den bevorzugten Einstellungen, eine Benachrichtigung, dass ihm ein Bericht vorgelegt wurde. Mit einem Klick können Sie von der E-Mail direkt auf die Webanwendung zugreifen.
Manager überprüft die Ausgaben des Berichts und genehmigt den Bericht
Ein Manager kann genehmigen und ablehnen. Es besteht auch die Möglichkeit hierbei einen Kommentar hinzuzufügen.
Optionale Weiterleitung
Wenn der Manager kein Administrator ist, muss der Bericht an den Administrator für die endgültige Genehmigung gesendet werden. Wenn erwünscht, können mehrere Benutzer in den Prozess einbezogen werden.
Download / Export von Ausgabenberichten
Nachdem ein Bericht genehmigt wurde, kann der Administrator (oder Manager) alle genehmigten Kostenabrechnungen herunterladen und / oder direkt an die Buchhaltung oder das Gehaltspaket exportieren.
Status des Berichts auf „geschlossen" setzen
Nachdem die Bearbeitung stattgefunden hat, kann der Bericht innerhalb von Declaree auf „geschlossen" gesetzt werden. Somit kann jeder einsehen, welche genehmigten Berichte bereits bearbeitet wurden und welche nicht.