Wenn Sie die Ausgaben exportieren möchten, um sie in Ihr Buchhaltungsprogramm aufzunehmen, können Sie Ihre Auswahl in der Übersicht mit allen Berichten treffen und dann auf „export“ klicken. Sie haben eine Reihe von Optionen zum Exportieren. Wenn Declaree eine automatische Verknüpfung mit Ihrem Buchhaltungsprogramm für Sie eingerichtet hat, können Sie diese Verknüpfung auch separat verwalten.
Im Regelfall möchten Sie einen Export aller genehmigten Ausgabenberichte pro Monat durchführen, um diese in den Konten zu verarbeiten. Am einfachsten wählen Sie dazu im linken Menü den Zeitraum des vergangenen Monats und anschließend alle Berichte aus.
Sie wählen alle Berichte aus, indem Sie auf das oberste Kontrollkästchen neben der Bezeichnung „Status" klicken. Jetzt sind alle Ausgaben, die Sie auf der Seite sehen, ausgewählt. Wenn in diesem Zeitraum mehr Ausgaben eingereicht wurden als auf der Seite sichtbar, dann klicken Sie auf den angezeigten Link „Alle Ergebnisse auswählen”, damit die Ausgaben auf den Folgeseiten automatisch ausgewählt werden.
Wenn alle Berichte, die Sie exportieren möchten, ausgewählt wurden, können Sie auf „Exportieren" klicken. Jetzt sehen Sie eine Reihe von Optionen. Sie sehen Ihre eigenen „Exportformate” und die Standard-Exportmöglichkeiten von CSV (Excel). Im Abschnitt „Exportformate” können Sie nachlesen, wie Sie Ihr eigenes Exportformat zusammenstellen.Export Formate.
Das Generieren einer PDF-Datei kann einige Zeit dauern, wenn Sie viele Ausgaben ausgewählt haben. Wenn Sie CSV (Excel) oder eines Ihrer eigenen Exportformate wählen, wird Ihnen ein Download im gewählten Format angeboten. Sie können diese Datei dann in Ihr Buchhaltungsprogramm importieren.
Nachdem Sie die Ausgaben exportiert und in Ihr Buchhaltungsprogramm importiert haben, können Sie den Status der exportierten Ausgabenberichte als „geschlossen” markieren. Dies ist ein Hinweis für den Übermittler und Genehmiger des Berichts, dass die Verarbeitung abgeschlossen ist. Alle exportierten Berichte erhalten den Status „geschlossen", wodurch dem Mitarbeiter deutlich wird, dass die Zahlung ausgeführt wird.