Benutzer

Wenn Sie neue Benutzer hinzufügen oder Benutzer verwalten möchten, können Sie dies im Fenster „Verwalten“ »Benutzer tun. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Benutzer, die in Ihrer Verwaltung registriert sind. Am unteren Rand des Bildschirms können Sie angeben, wie viele Benutzer auf der Seite angezeigt werden sollen.

Fügen Sie neue Benutzer hinzu

Sie können einen neuen Benutzer hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen" klicken. Wenn Sie diese Taste drücken, erscheint ein neues Fenster, in dem Sie die Daten eingeben können. In dem Moment, in dem ein neuer Benutzer eingegeben wird, wird er nicht sofort automatisch per E-Mail benachrichtigt, sodass Sie mehrere neue Benutzer hinzufügen und alle gleichzeitig einladen können.

Reihenfolge der Eingabe

Wenn Sie neue Benutzer eines Unternehmens eingeben, empfiehlt es sich, hierarchisch zu beginnen. Sie geben zuerst die Administratoren ein, dann die Manager (Rolle: Mitarbeiter) und dann die Mitarbeiter selbst. Sie können den zuständigen Manager im Feld „Manager” angeben, wenn Sie Mitarbeiter eingeben.

Mitarbeiterdaten

Neben der E-Mail-Adresse, mit der sich der Benutzer anmeldet, können Sie seinen Vor- und Nachnamen eingeben. Das Passwort wird vom Benutzer selbst gewählt. Die Kontonummer und der Code sind keine Pflichtfelder. Wenn Sie möchten, dass diese Informationen beim Export von Ausgaben miteinbezogen werden (z. B. für Verknüpfungen mit der Buchhaltungssoftware), können Sie diese Daten hier eingeben.

Einreichen an

Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter standardmäßig Berichte an eine bestimmte Person sendet, geben Sie die E-Mail-Adresse dieser Person unter "Workflow" ein.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Überprüfungen von Ausgabenberichten verwenden, können Sie auch eine E-Mail-Adresse einrichten, an die ein Manager den Bericht weiterleitet, nachdem er ihn genehmigt hat.

Benachrichtigung per E-Mail

Sie können auch angeben, ob ein Benutzer Mitteilungen über E-Mail erhalten möchte. Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung per E-Mail, basierend auf seinen Benachrichtigungseinstellungen für Ausgabenberichte, über Ausgaben die in seinem Workflow zur Genehmigung bereitstehen.

Zu einer Gruppe zuweisen

Es ist auch möglich, einen Benutzer direkt einer Gruppe zuzuordnen. Wenn es sich um einen Administrator oder Manager handelt, können Sie hier „Administratoren" oder „Mitarbeiter" auswählen. Sie können diese Gruppen selbst verwalten.

Benutzer einladen

Wenn Sie neue Benutzer eingegeben haben und diese einladen möchten, wählen Sie die Mitarbeiter über die Kontrollkästchen aus. Drücken Sie dann auf die Schaltfläche „einladen" am oberen Bildschirmrand. Jetzt erhalten die ausgewählten Mitarbeiter eine Einladung per E-Mail. Der Mitarbeiter kann Declaree direkt starten, indem er auf den Link in der E-Mail klickt und selbst ein Passwort auswählt. Dann kann er oder sie Declaree in der Webanwendung oder in der mobilen App verwenden. Die mobile App kann im entsprechenden App-Store heruntergeladen werden, indem man darin nach „Declaree“ sucht.

Benutzer bearbeiten

Wenn Sie die Daten eines Benutzers bearbeiten möchten, können Sie auf die Schaltfläche hinter einem Benutzer klicken. Nun öffnet sich ein Menü, in dem Sie die Bearbeitungsaktion auswählen können.

Benutzer sperren

Unter den Schaltflächenaktionen finden Sie auch die Möglichkeit, einen Benutzer zu sperren. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen Sie ihn ab dem Zeitpunkt sperren, ab dem es nicht mehr erlaubt ist, Spesenabrechnungen bei Declaree einzugeben. Das Löschen des Benutzers ist nicht möglich, da dies auch die historischen Daten des Benutzers löschen würde.

Benutzerkennwort zurücksetzen

Wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, kann er es erneut anfordern. Wenn Sie dies für einen Benutzer tun möchten, ist dies auch möglich und Sie können "Zurücksetzen des Kennworts" im Aktionsmenü hinter dem Benutzer auswählen. Der Benutzer erhält dann eine E-Mail, in der ein neues Passwort angefordert wird.

Benutzerdefinierte Felder

Möglicherweise möchten Sie einem Benutzer ein bestimmtes Feld zufügen. Zum Beispiel, ob er einer bestimmten Abteilung oder Kostenstelle zugehörig ist. Zu diesem Zweck können Sie innerhalb von Declaree sogenannte „Benutzerdefinierte Felder“ hinzufügen. Wenn Sie sich in Verwalten »Benutzer befinden, sehen Sie neben der Schaltfläche „Hinzufügen” die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Felder”. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie auf den Bildschirm, auf dem Sie die Felder verwalten können. Fügen Sie ein neues Feld hinzu und wählen Sie einen Namen (z.B. „Abteilung”). Sie können dann auswählen, ob das Feld ein freier Text oder ein Dropdown Menü sein soll. Im Dropdown Menü können Sie die Optionen selbst hinzufügen. Der Standardwert ist wahr.