Als Manager oder Administrator werden Sie höchstwahrscheinlich dafür verantwortlich sein, eingereichte Ausgabenberichte zu genehmigen oder abzulehnen. Sobald ein Ausgabenbericht eingereicht wird, erhält der zuständige Manager je nach Präferenz eine Benachrichtigung per E-Mail. Von hier aus kann der Manager direkt auf die Webanwendung zugreifen, um den Bericht mit den gebündelten Ausgaben zu genehmigen.
Sie gehen auf die Übersicht der Berichte. Auf dieser Registerkarte sehen Sie nur die für Sie relevanten Ausgabenberichte, d.h. die Berichte von Ihnen selbst oder die Berichte, die auf Ihre Genehmigung warten. Sie können hier im Suchfilter oben rechts filtern.
Klicken Sie auf den Bericht, um ihn zu öffnen, und Sie sehen sofort eine Übersicht aller Ausgaben im Bericht, eine Zusammenfassung der Gesamtkosten und ob bestimmte Ausgaben gemäß den Richtlinien für Ausgaben nicht zulässig sind. Sie können jeden Beleg einzeln überprüfen oder beliebig viele Ausgaben nach dem Zufallsprinzip anzeigen lassen. Im linken Menü können Sie dann angeben, ob Sie den Bericht genehmigen oder ablehnen möchten. Es ist auch möglich, eine einzelne Ausgabe aus dem Bericht zu entfernen. Dies wird dem Angestellten gemeldet, weswegen Sie hierzu einen Kommentar hinzufügen sollten. Sie können auch eine einzelne Ausgabe anpassen.
Wenn Sie den Bericht genehmigen, können Sie den Bericht auch an eine andere Person im Kostenabrechnungsprozess weiterleiten. Wenn Sie selbst über Administratorenrechte verfügen, können Sie den Bericht endgültig genehmigen. Der Administrator ist daher immer die letzte Anlaufstelle im Kostenabrechnungsprozess.
Nachdem ein Bericht genehmigt wurde, kann er schließlich als „geschlossen" eingestuft werden. Dies ist nur ein Status, der dem betroffenen Mitarbeiter eindeutig mitteilt, dass der genehmigte Bericht verarbeitet wurde und dass die Kosten zurückerstattet werden. Dieser Status wird einem Bericht normalerweise nach dem Export zugewiesen. Siehe hierzu den Abschnitt Export. Exportieren.
Sie können sowohl beim Genehmigen als auch beim Ablehnen einen Kommentar hinzufügen. Dies ist nicht verpflichtend, kann aber für einen Mitarbeiter oder die nächste Person im Kostenabrechnungsprozess klarstellend sein. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter einmalig eine hohe Ausgabe getätigt hat und diese von Ihnen aus einem bestimmten Grund genehmigt wurde, den Sie im Kommentarfeld angeben können.