Zodra een declaratierapport wordt ingediend krijgt de betreffende Manager daar via e-mail bericht van, afhankelijk van de voorkeursinstellingen. Vanuit hier kan de Manager direct doorklikken naar de applicatie om het rapport met hierin de gebundelde declaraties te accorderen.
Klik op "Rapporten" in de linker kolom. U ziet in dit overzicht enkel de declaratierapporten die voor ú van belang zijn, namelijk de rapporten van uzelf, of de rapporten die op uw goedkeuring wachten. U kunt hier op filteren in het het veld "Zoek en filter" rechts boven.
Klik op het rapport om dit te openen, en u ziet direct een overzicht van alle declaraties in het rapport, een opsomming van de totale kosten en of er bepaalde declaraties niet in geoorloofd zijn volgens de richtlijnen voor declaraties middels waarschuwingen. U kunt per declaratie een controle uitvoeren, of steekproefsgewijs een aantal declaraties inzien, al naar u wenst. In het linker menu kunt u vervolgens aangeven of u het rapport goedkeurt of afkeurt. Het is eveneens mogelijk om een individuele declaratie te verwijderen uit het rapport. Dit komt wel weer terug bij de medewerker, dus dient u er een opmerking bij te plaatsen als u dit doet. Ook kunt u ervoor kiezen om een individuele declaratie aan te passen.
Als u het rapport goedkeurt kunt u er ook voor kiezen om het rapport door te sturen naar een andere persoon in de Workflow. Indien u zelf de rechten hiervoor heeft kunt u het rapport definitief goedkeuren. Degene die de rechten heeft om definitief goed te keuren is altijd de laatste in de Workflow.
Nadat een rapport is goedgekeurd kan deze tenslotte nog worden aangemerkt als ‘Verwerkt’. Dit is enkel een status waarmee naar de betreffende medewerker duidelijk wordt gecommuniceerd dat het goedgekeurde rapport verwerkt is en dat tot restitutie van de kosten zal worden overgegaan. Doorgaans wordt deze status aan een rapport toegekend nadat het is geëxporteerd. Zie hiervoor het onderdeel Exporteren.
Zie ook de onderstaande video instructies:
Rapport goedkeuren
Rapport afkeuren
Declaratie afkeuren
Declaratie aanpassen
Zowel bij het goedkeuren als afkeuren kunt u een opmerking toevoegen. Dit is niet verplicht, maar kan wel verhelderend zijn voor een medewerker of de volgende persoon in de workflow. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een medewerker eenmalig een bepaalde hoge uitgave heeft gedaan, en dat deze door u geaccordeerd wordt met een bepaalde reden die u in het opmerkingenveld kunt meegeven.