Als beheerder van Declaree bent u tevens de beheerder van het declaratieproces. Dat betekent dat u allereerst goed op de hoogte moet worden gebracht van hoe het declaratieproces middels Declaree verloopt. Hieronder vindt u een beknopte beschrijving van het proces.
Medewerker voert declaraties digitaal in
Dit kan via de mobiele applicatie of via de web applicatie.
Medewerker voegt zijn declaraties toe aan een rapport
Direct bij het invoeren kan de medewerker de declaratie aan een rapport koppelen. Indien de medewerker nog geen rapport heeft om de declaratie in te plaatsen kan hij ook dit rapport direct aanmaken.
Medewerker dient het rapport in bij zijn Manager
Standaard staat degene aan wie de Medewerker rapporteert ingesteld. Wil hij echter aan een andere persoon rapporteren dan is dat mogelijk.
Manager ontvangt bericht dat er een nieuw rapport is ingediend
Per e-mail ontvangt de Manager een notificatie, afhankelijk van de voorkeurs-instellingen, dat er een rapport bij hem is ingediend. Vanuit de e-mail kan direct worden doorgeklikt naar de webapplicatie.
Manager checkt de declaraties van het rapport en accordeert het rapport
Een Manager kan goedkeuren en afkeuren. Tevens is er de mogelijkheid om hier een opmerking bij te plaatsen.
Optioneel doorsturen
Indien de manager geen rechten heeft om definitief goed te keuren moet het rapport ter goedkeuring worden doorgestuurd naar een manager die deze rechten wel heeft. Indien gewenst kunnen meerdere gebruikers in de workflow worden betrokken.
Downloaden / exporteren van declaratierapporten
Na het goedkeuren van een rapport kan een administrateur (beheerder) alle goedgekeurde declaratie rapporten downloaden en/of exporteren naar het boekhoud- of salarispakket.
Status van rapport op ‘Verwerkt’ zetten
Nadat deze verwerking heeft plaatsgevonden kan binnen Declaree het rapport op ‘Verwerkt’ worden gezet. Zo is het voor eenieder duidelijk welke goedgekeurde declaratierapporten reeds verwerkt zijn en welke niet.