Creditcard afschriften verwerken

Declaree heeft de optie om creditcard afschriften in te lezen en te verwerken, waarbij de bewijslast indien mogelijk gematcht wordt met de transactie op het afschrift. Transacties die wel op het afschrift voorkomen maar niet zijn ingediend door een medewerker worden hierbij automatisch aangemaakt en krijgen een speciale status zodat de medewerker ziet dat er nog bewijslast moet worden toegevoegd.

De creditcard module werkt momenteel alleen met creditcards uitgegeven door de Rabobank en ICS. Hieronder vallen ook creditcards van ABN-Amro, ANWB en de Bijenkorf. Maak je gebruik van een creditcard van een andere maatschappij? Neem dan even contact op met support team om de mogelijkheden te bespreken.

Hoe het werkt

Een medewerker maakt gedurende de maand kosten die hij betaald met de zakelijke creditcard. Terwijl hij de kosten maakt slaat hij de bewijslast hiervan op via de Declaree app. Aan het eind van de maand stelt de creditcard maatschappij een PDF afschrift beschikbaar met alle transacties. De financiele controller wilt nu de bewijslast koppelen aan de transacties. Declaree kan deze stap automatiseren waarbij bewijslast gematched kan worden aan transacties op basis van datum en bedrag. Het is daarom belangrijk dat de medewerker deze velden goed invult.

Indien een transactie niet gematcht kan worden dan wordt voor die transactie een nieuwe declaratie aangemaakt in Declaree. Deze declaratie krijgt de status "concept" waardoor de medewerker ziet en weet dat de bewijslast van deze declaratie ontbreekt. Ook de beheerder/boekhouder kan eenvoudig zien voor welke transacties bewijslast ontbreekt en bij welke medewerkers.

Creditcards toevoegen

Per creditcard dient er een betaalmiddel aangemaakt te worden. Belangrijk is hierbij dat de naam van het betaalmiddel de laatste vier cijfers van de creditcard bevat, bijvoorbeeld 'CC 1234'. Daarnaast dient de creditcard gekoppeld te worden aan een medewerker. Hierbij is het belangrijk dat de achternaam van de medewerker overeenkomt met de achternaam op het creditcard afschrift van deze creditcard.

Afschriften uploaden

In het rapportenoverzicht hebben beheerders een extra knop om creditcard afschriften toe te voegen. Upload aan het einde van de periode het orginele PDF-bestand (te downloaden in het portaal van de bank) in Declaree. Het systeem leest het afschrift uit en maakt nieuwe rapporten aan. Alle bestaande declaraties die gedaan zijn met de betreffende creditcard worden automatisch gematcht en toegevoegd aan het rapport. Niet gevonden declaraties worden aangemaakt en als "concept" toegevoegd aan het rapport. Het rapport krijgt een apart kenmerk (creditcard icoon, Credit card icoon.) en het PDF afschrift is als bijlage inzichtelijk in het nieuwe rapport.

Medewerkers dienen transacties die betaald zijn met een creditcard niet in een declaratierapport te zetten. Gematchte declaraties die al in een rapport zitten worden niet verplaatst naar het nieuwe rapport waardoor het rapport niet compleet zal zijn.

Tussentijds transacties uploaden

Het PDF afschrift is pas beschikbaar aan het einde van de periode. Indien gewenst is het mogelijk om tussentijds al transacties via Declaree te uploaden. Groot voordeel hiervan is dat ontbrekende bewijslast eerder naar voren komt. Tussentijds transacties uploaden kan via het declaratiesoverzicht. Voor beheerders is hier een link zichtbaar voor het importeren van een CSV bestand, welke te downloaden is in het ICS portaal. Het systeem zal zelf proberen bestaande declaraties te matchen en alleen nieuwe transacties worden automatisch als concept toegevoegd.

Tussentijds transacties uploaden is niet noodzakelijk, omdat ze uiteindelijk ook via het PDF afschrift geupload worden. Het is vooral handig indien er in een periode veel transacties plaatsvinden zodat transacties al eerder gematcht kan worden en ook eerder naar voren komt als er bewijslast ontbreekt.