Bij Administratie > Groepenbeheer kunt u de verschillende Groepen beheren die binnen uw Declaree administratie actief zijn. U kunt zelf nieuwe groepen aanmaken, welke u de rol kunt toekennen die u juist acht. Deze groepen kunnen gebruikt worden bij het opstellen van workflows. U kunt ervoor kiezen om iedereen die binnen een bepaalde groep valt een bepaalde rol toe te kennen. Bijvoorbeeld als u wilt dat iedereen van de afdeling Finance altijd inzage heeft in alle declaraties, kunt u de groep ‘Finance’ aanmaken en hierin de rol ‘Accountant’ toekennen. Iedereen die u nu toevoegt aan deze groep krijgt automatisch de rol accountant, naast de standaard rol die bij de invoer van de gebruiker is toegekend. In de regel bestaan Groepen enkel om onderscheid binnen gebruikersgroepen aan te maken (bijvoorbeeld: Sales, Marketing, Inkoop, Verkoop). In de ‘Business rules’ kunt u hiermee namelijk verschillende declaratieregels aanmaken. Bijvoorbeeld dat alle bonnen in de categorie ‘benzine’ alleen kunnen worden ingediend door de Sales afdeling.
Binnen Declaree worden verschillende rollen onderscheiden. Deze rollen kunnen worden toegekend op basis van de functionaliteit die beschikbaar dient te worden gesteld per persoon binnen de organisatie. Bij het invoeren van een gebruiker kunt u deze een rol toekennen.
De beheerder is degene die vanuit uw organisatie het beheer voert over Declaree en toeziet op het juiste gebruik ervan. Deze rol kan door meerdere personen vervuld worden. De beheerder(s) kunnen specifiek de volgende taken verrichten, die de andere rollen niet kunnen:
De manager ziet onder ‘Alle declaraties’ alle declaraties van hem zelf en die van medewerkers in groepen waar hij ook lid van is. De manager ziet bij ‘Open declaraties’ alleen declaraties die acties behoeven vanuit de manager (dus de declaraties die in de workflow klaarstaan voor de manager). Managers kunnen specifiek de volgende taken verrichten:
De accountant ziet bij ‘Alle declaraties’ werkelijk alle declaraties. Bij ‘Open declaraties’ ziet de accountant alle declaraties met de status “ingediend”, oftewel de declaraties die wachten op accordering. Een gebruiker met de rol accountant kan specifiek de volgende taken verrichten:
De medewerker heeft geen beheer functionaliteit, en kan enkel zijn eigen declaraties bekijken. Middels de mobiele app heeft de medewerker altijd zich op de status van zijn declaraties. De medewerker heeft geen beheerfunctionaliteit.