Nieuwe declaratie invoeren

Medewerkers kunnen nieuwe declaraties invoeren zowel in de web applicatie als in de mobiele app. Voor het invoeren van een nieuwe declaratie kan een gebruiker klikken op de knop 'nieuwe declaratie'. Standaard gaat het hier om de invoer van een verkregen bonnetje, maar hier kan ook gekozen worden om een nieuwe kilometerdeclaratie in te voeren. In het laatste geval klikt u binnen de web applicatie op het pijltje naar beneden en vervolgens kiest u voor 'kilometerdeclaratie'.

Invoer van een uitgave die u heeft gedaan

Als een gebruiker een nieuwe declaratie uitgave invoert kan dit zowel een plaatje (JPG, PNG, etc.) als een PDF bestand zijn. Verschillende gegevens van de declaratie moeten worden ingevoerd, zoals de omschrijving, het bedrag en de datum. Afhankelijk van de binnen uw organisatie verplicht gestelde invoer is het ook mogelijk om de BTW, de categorie, het project, en eventueel het betaalmiddel in te voeren.

Zoals beschreven in het proces worden alle declaraties gebundeld ingediend middels declaratierapporten. U kunt bij de invoer van een nieuwe declaratie daarom direct al het juiste rapport kiezen. Indien u nog geen bestaande rapporten heeft kunt u ook een nieuw rapport aanmaken.

Indien u de declaratie volledig heeft ingevuld klikt u op ‘Opslaan’. De declaratie verschijnt nu in het hoofdscherm. Als u de declaratie direct in een rapport heeft geplaatst verschijnt de declaratie in het betreffende rapport.

Invoer van een kilometerdeclaratie

Als u een kilometerdeclaratie invoert dient u net als bij een uitgave de omschrijving in te voeren. Bijvoorbeeld ‘bezoek aan klant X’. Het bedrag van de declaratie wordt automatisch uitgerekend op basis van de voor uw organisatie ingestelde kilometervergoeding (standaard € 0,19 cent per kilometer) en de ingevoerde afstand. Voer het vertrek- en aankomstadres in en het aantal kilometers wordt automatisch uitgerekend. Afhankelijk van de instellingen van uw administratie is het mogelijk om het aantal kilometers daarna aan te passen. Wilt u een extra adres toevoegen (als u bijvoorbeeld via een andere locatie naar uw afspraak rijdt), dan klikt u op ‘toevoegen’. Het adres wordt vervolgens in uw route toegevoegd. In de kaart die wordt getoond kunt u direct de gereden route zien. Het is tevens mogelijk om ‘retour’ aan te vinken als u dezelfde route ook op de terugweg heeft gebruikt.

Invoer van een vergoeding

Afhankelijk van de binnen uw organisatie verplicht gestelde invoer kunt u een omschrijving, een aantal, een tarief, een BTW tarief, een categorie en een project kiezen. Voordat de vergoeding opgeslagen wordt, wordt deze gecontroleerd op de invoer. Indien er bijvoorbeeld een omschrijving ontbreekt dat wordt dit gemeld. Net zoals met een uitgave en een kilometer declaratie kan er direct een rapport worden gekozen voor de vergoeding. Als u de declaratie direct in een rapport heeft geplaatst verschijnt de declaratie in het betreffende rapport.